首先你要和学院或者学系主管研究生工作的领导沟通好，获得上面的支持接下来活动的组织会节省很多精力。
确定论坛的主题和开展形式，是采用汇报提问，还是集体讨论之类等等。否则接下来的工作都没办法进行。
主题确定之后就要确定论坛举办的时间，参加人员的范围，如果涉及其他学院或者专业的一定要协商好时间。
然后运用你的人力积极发动群众踊跃参与本次论坛，一定要给参加汇报的人员充分的准备时间，最好是确定主题之后就通知大家开始准备。确定参加汇报的人数，安排先后顺序。如果有老师或者领导点评，也要提前和老师们打好招呼。
根据参加论坛的人数规模跟学校或者学院敲定举办论坛的地点，一定要打好提前量。之前我组织过一次论坛，本来想跟学校定一个很牛拜的报告厅，结果那个报告厅在一个月之前就被预订了。我们的时间已经敲定，只能退而求其次选了别的会议室。
一切都搞定之后你就该发请柬发请柬，该买东西买东西吧，要是希望有更多人来旁听，跟学校的宣传部门说一声帮你宣传一下，或者弄几个条幅在学校里面挂一挂，在BBS上发个活动预告什么的。
暂时想到的就是这些了，如果想到其他的再帮你补充。
要是楼主采用了我的回答给我追加点悬赏吧，我写了这么多字呢，哈哈