会议管理是每位领导秘书最常进行的工作之一，会每天都开，但如何高效开会不见得每人都能知道或者做好。所以在此想分享一下我作为过来人的经验。如您觉得不错，记得点赞，我才有持续分享的动力哦。 1. 收到会议需求。 2. 仔细向会议提出方了解会议目的、会议时间和时长、会议地点、必要的参会者名单、会议议题与流程，然后向你的领导做汇报和请示。 3. 预定会议室。这个步骤很重要，并且越早去预定越好，因为如果你已约好了所有人，但却没有订到会议室就尴尬了。 4. 给需要参会的人发出会议通知，包括会议背景和相关会议参考资料。 会议通知格式： 会议通知 会议时间：2019.9.20上午10:00-11:00 会议地点：XX楼XX会议室 会议主题：XX情况汇报 要求参会人（敬称略）：XXX,XXX,XXX 会议背景或参考信息：XXXX，详见附件 会议提醒：因有外部首次来访客人，请记得带上名片。请自带笔记本和笔。 5. 对于当天未收到其邮件或者微信回复的，要第一时间给TA打电话确认。 6. 对于需要发言或者展示相关资料的人，需电话与其详细沟通会议相关内容，确保其理解会议目的并准备好会前思考和发言、展示材料。 7. 会议前一天下午给参会人发参会提醒，如无收到回复，需补电话确认。同时收齐会议中需要投影的资料。 8. 会议前一小时再次参会提醒，确认大家到位时间。以免有人忘记或者记错时间、地点。我就有遇到过马上开会了，才发现有个重要参会人人记错时间没到场，会议不得不临时改期。 9. （内部会议）会前半小时准备好会议室，包括检查灯光、空调、投影、电脑及资料能否正常播放，准备好PPT激光笔，写字白板。提醒行政服务人员开始准备会议茶水。 10.参会人员全到齐后，再请领导参会，领导参会所需的笔记本、笔、电脑等物品需提前放在其会议室座位上，如有外部初次到访客人，还需给领导准备名片。如果领导到了还有参会人没到也没有提前解释说明，就意味着咱们的会议通知和准备工作没做好。 11.参会人一落座，行政服务人员就上茶水，注意杯子需带盖，不带盖会被视为不够卫生。且每半小时加一次水。 12.自己也参会并按模板做会议纪要，除保密内容外，会议全程做录音。录音是为了确保信息无遗漏，且如有会议中没听懂的地方，可以反复听录音或请教他人。 13.关注会议室里空调温度和灯光是否合适，按情况灵活进行调节。我曾遇到过一重要客人因身体不大好，不能受凉，开会到一半时发现他把外套取来穿上了，所以我就马上去调整了空调温度。 无论什么会议，如到了中午12:00或者下午18:30会议仍未能很快结束，可和会议主持人沟通后安排送点心到会议室，保障参会人有足够的精力继续会议。 14.将会议纪要分别发给相关事项责任人确认，确认无误后请领导过目并签字，后以邮件形式发出。 15.按deadline跟进会议纪要进度，每周给领导汇报一次，直至所有事项全部完成。 说明：以上是针对内部会议的流程，如是外部会议会更正式一些。比如外部重要会议还需打铭牌、播放屏幕欢迎牌、准备会议中途的茶点、在客人座位放公司宣传资料、白纸3张和笔和其他指定物品等。详情会在外部接待安排这一章中再述。