建议使用专业的学术会议活动管理平台，例如百格学术管理平台
1、场地寻找：直接提交场地需求，快速响应
2、活动网站：无需技术人员，傻瓜式操作，支持中英文，可个性化设置
3、活动宣传：全渠道活动推广，设置渠道推广跟踪链接
4、报名注册：票价优惠、支付方式、是否支持外币、报名成功通知内容
5、会前通知：邮件、短信、微信的通知，实时反馈发送数据统计
6、学术管理：摘要设置-提交-评审-结果通知-完整论文上传
7、现场签到：多样的签到方式，现场信息临时调整，数据同步
8、现场互动：互动墙、酷炫弹幕、抽奖、打赏，high爆现场
9、展位、接送、用餐、分房管理：无需纸质凭证，扫描胸卡即可轻松完成进出控制及信息采集
10、旅游预订：在线创建旅游形成
11、全程活动数据分析：报名、渠道跟踪、收款、流量来源、签到、访问量、表单数据等等的统计

管理平台能够帮助人高效的进行活动管理，但是人具有主观能动性，也不能过于依赖平台