因为不知道贵医院的规模,所以只能把大致的情况简单介绍一下.
首先是估计一下总体上活动的规模，把筹备人员召集好。要有一个总负责的，要有外勤和内勤人员，如果有必要，还需要设计人员来设计会议的视觉类物料，比如活动LOGO、宣传画册或者折页之类。
然后确定时间\地点\参与的人员。如果规模不大，可以在学术交流中心进行。这个时候就可以把日程的推进表制订下来，确定在什么时候之前必须完成什么工作。
3是具体的推进：内勤要把钱领了，买一些必须的东西；外勤要安排接待和住宿之类的杂务，这都要细心的人来办理。
4就是准备一个预案，万一某人不来或者出现意外情况，该怎么处理，做到心中有数。
其它的要看你具体的情况灵活安排，大致就这些了。
祝你顺利完成任务！