归档文件定义

立档单位在其他职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

归档文件整理

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修正、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

整理原则

1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；

2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用；

3、归档文件整理应符合文档一体化要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；

4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

一、组件

归档文件一般以每份文件为一件，其中：

正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。同时应注意件内排列顺序。

二、分类

立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

1、按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

2、按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法和问题分类法应择一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多个部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

3、保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

三、排列

1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；

2、同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

3、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

四、编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

档号结构宜为：全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成的归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

归档章的组成：全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。

五、编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细、便于检索。

归档文件应逐件编目，设置序号、档号、文号、责任者、提名、日期、密级、页数、备注等项目。

归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

归档文件目录除保存电子版外，还应打印装订成册。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）。

纸质归档文件的修整、装订、编页、、装盒和排架

一、修整

1、归档文件已破损的，应予以修复：字迹模糊或易褪变的，应予复制；

2、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

3、幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

二、装订

1、归档文件以件为单位装订。装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理；

2、相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

3、永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订。

4、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

三、编页

1、以件为单位编制页码；

2、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

四、装盒

将归档文件按顺序装入无酸纸制作的档案盒，并填写档案盒合集及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

五、排架

1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架；

2、归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理；

3、归档文件按年度—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

归档电子文件整理要求

1、纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式，扫描分辨率一般建议选择≥300dpi，建议以PDF格式存储；

2、扫描形成文件保存为多页pdf格式，文件命名为档号。

3、扫描完成后，把目录和扫描件移交区档案馆进行转换，转换后形成的《归档文件目录》装盒，完成电子档案数据的录入、扫描、备份工作。